مطالب تکمیلی پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم
ارتباطات در سازمان
ارتباطات در سازمان عبارت است از:
انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر يک از آن ها، به منظور انجام وظيفه برای رسيدن به اهداف و مأموريت های سازمان
ارتباطاتدر سازمان، همانند نظام جريان خون در بدن موجود زنده، نقشی فعّال دارد. چنانچه به هر دليلی در اين نظام نارسايی به وجود آيد يا به نحوی ارتباط قطع شود، پیآمد آن زوال يا متلاشی شدن سازمان خواهد بود.
گاهی ديگر، نظام ارتباطات، در ايجاد هماهنگی، تصميم گيری، هدايت و رهبری، نظارت و کنترل و ساير وظايف مدير در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.
ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غير رسمیبرقرار می گردد.
نوع اول،ارتباطات غير رسمی معمولاً کارکنان در زمان کاری در سازمان و يا خارج از محيط کار با يکديگر برخوردها و تماس هايی دارند. اين برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و يا غير دوستانه باشد. گرچه اين نوع ارتباط، غير رسمی محسوب می شود اما تأثير فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد.
نوع دوم،ارتباطات رسمی اين گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظايف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفاً اجرای وظايف و مأموريت های سازمان را به عهده دارد.
گونه های ارتباط رسمیدر سازمان
گونه های ارتباط در سازمان به دو گروه عمده تقسيم می شوند: ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی.
ارتباطات عمودی:اين نوع ارتباط به دو شکل در سازمان جريان می يابد:
شکل اول ارتباط از بالا به پايين سازمان است، که معمولاً به صورت دستور ارسال می شود.
شکل دوم ارتباط از پايين به بالاست؛ که به شکل گزارش برقرار می گردد.
دستور و گزارش: اين دو، هم زمان با تشکل سازمان ها به طور رسمی رايج شده و حتی می توان گفت قبل از آن، يعنی در سازمان های اوليه نيز، وجود داشته است. دستور و گزارش وقتی می تواند مبنا و پايه ی کار قرار گيرد که به صورت مکتوب ابلاغ شود.
ارتباطات افقی:ارتباط افقی، به گونه ای ديگر از ارتباطات سازمانی اطلاق می شود که بين دو واحد يا بين واحدهايی که به نحوی از انجام عمليات آن ها با يکديگر هم بستگی نزديک دارند، برقرار می گردد.
ارتباط افقیيا مستقيم در سطوح مختلف سازمان و به منظور سرعت بخشيدن به کارها، ايجادهماهنگی، تبادل اطلاعات و اجرای امور برقرار می شود. اين گونه ارتباطات ممکن است در داخل يک سازمان و يا بين دو سازمان برقرار گردند: در حالت اول، ارتباط داخلی و در حالت دوم، ارتباط خارجی ناميده می شوند .
برای ايجاد ارتباط افقی در سازمان از انواع نوشته های اداری، همانند: نامه، بخش نامه،آيين نامه و ... استفاده می شود. بدون شک، ارتباطات عمودی نيز به صورت مکتوب جريان می يابد. پس به منظور برقراری ارتباط رسمی در سازمان فقط می توان از نوشته، تحت عنوان مکاتبات اداری بهره گرفت.
