اهميت و نقش نوشته های اداری پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

اهميت و نقش نوشته های اداری

می دانيم برای اجرای امور سازمان ها، گونه هايی از نوشته ، از قبيل نامه، يادداشت، گزارش، پی نوشت، صورت جلسه، دستورالعمل و ... در جريان کارهای روزمره ی اداری قرار دارد.هر کدام از اين نوشته ها به فراخور، ايفاگر نقشی حساس بوده و هستند و هر يک نيز از اهميت ويژه ای برخوردارند.

به طور کلی می توان گفت نقش نوشته های اداری در جريان امور، به موفقيت يا شکست سازمان بستگیِ تام دارد. به همين دليل دامنه ی بحث، گسترده و با اهميت ويژه است. از اين رو، به منظور سهولت اهميت و نقش مکاتبات در اداره ی امور را ابتدا برمی شماريم و سپس توضيح می دهيم:

اجرای امور جاری؛

آثار مالی؛

آثار حقوقی؛

راهنمايی آيندگان در مطالعه و ادامه ی جريان کارها؛

تاريخ و قضاوت ها؛

مستند ساختن امور.

اجرای امور جاری:برای اجرای کارهای اداری، معمولاً از نامه استفاده می شود. به کوتاه سخن می توان گفت هيچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگيرد. زيرا ارباب رجوع بايد جهت اجرای کار خود تقاضای کتبی ارائه دهند. هم چنين، واحدهای سازمانی بايد يکديگر را از جريان امر به وسيله ی نامه مطلع نمايند و نتيجه ی کار را کتباً به واحد ديگر اعلام کنند. به همين ترتيب، بين وزارت خانه ها و دستگاه های دولتی آن چه ايجاد هماهنگی می کند نوشته های اداری است. به اختصار می توان گفت آغاز و انجام امور در سازما ن ها به وسيله ی نوشته شروع و پايان می يابد

آثار مالی:می دانيم که زندگی سازمان ها، اعم از سازمان های دولتی، خصوصی، هم چنين واحدهای کوچک و حتی افراد، به امور مالی آن ها منوط و مربوط است. بنابراين، نوشته های سازمانی هنگامی که به امور مالی بپردازد، اهميت ديگری خواهد داشت.

از ديدگاه ديگر، هيچ خرجی نمی تواند بدون دستور کتبی مقام صلاحيت دار صورت بگيرد. اگر هم شفاهی دستور پرداخت داده شود به منظور سرعت عمل است و متعاقباً بايد آن پرداخت به صورت کتبی مورد تأييد قرار بگيرد. بنابراين، تمام نوشته هايی که در بردارنده ی يک يا دو پيام درباره ی امور مالی اند بايد سال ها حفظ شوند و به دادگاه ها و مراجع ديگر و حسابرسان ارائه گردد.

آثار حقوقی:نامه هايی که برای اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهيه و مبادله می گردند، سند هايی از طرف سازمان يا مقام صادر کننده ی نامه تلقی می شوند، که برای اشخاص ثالث، اعم از حقيقی يا حقوقی، الزام و تعهد ايجاد می کند.

ادامه ی جريان کارها:لازمه ی تصميم گيری در اجرای امور، اشراف و حصول اطلاع از سوابق مربوط به آن است. بدين ترتيب که کليه ی اقدامات گذشته مورد بررسی و تجزيه و تحليل قرار می گيرند تا چنان چه راهی که گذشتگان رفته اند درست و منطقی باشد، همان راه ادامه يابد و چنان چه به تغيير و تطبيق آن با زمان و مکان نياز باشد، تغييرات لازم در آن به عمل آيد. اطلاع از موفقيت يا شکست کارهای انجام شده، باعث می شود که به ميزان قابل توجهی جلوی ضرر و زيان احتمالی، که در اثر ندانم کاری و بی تجربگی پيش می آيد، گرفته شود و سرانجام با ملاحظه ی همين نامه ها که سند تلقی می شوند می توان امور معوقه را از همان جايی که ناتمام مانده اند ادامه داد و خط مشی اجرايی کار را تعيين کرد يا درباره ی نحوه و چگونگیِ اجرای آن تصميم لازم را اتخاذ کرد.

تاريخ و قضاوت ها:آن چه از ادوار گذشته باقی مانده تاريخ است. تاريخ در حقيقت تجربه هايی است، که از قبل به ما می رسد و آزموده هايی است که ناکامی ها را در بردارد و ما می توانيم آن را به منزله ی درس عبرت در امور خود رعايت نماييم. به همين دليل، تاريخ را همانند چراغ پرنوری دانسته اند که از بالای سر عابر، جاده ی تاريک و مخوف زندگی را روشن می نمايد، تا او بتواند به آسانی طی طريق نمايد. تاريخ صحيح در زمان حال همان است که به صورت نوشته به ما رسيده است.

مستندسازی در امور:مستندسازی، مستندات، سند سازی معادل واژه Documentationاست بيان يک مثال ساده ما را به درک بيش تر مطلب راهنمايی می کند. بيماری را در نظر بگيريد که در بيمارستان بستری است. پزشک معالج دستورات خود را در پرونده می نويسد تا پرستاران طبق آن عمل کنند. اگر شيفت پرستاران عوض شود هيچ مشکلی به وجود نخواهد آمد چون پرستاری های بعدی براساس نوشته و دستور پزشک معالج، که در پرونده منعکس شده است، عمل خواهند کرد به اين ترتيب؛ حتی پزشک بعدی نيز می تواند به راحتی به سوابق مريض و معالجات او آگاهی يافته و با اطمينان معالجه را ادامه دهد.

اما اگر دستورات شفاهی بود، اولاً امکان اين را داشت که در تفهيم و انتقال مطلب اشتباهی پيش آيد و يا اين که با عوض شدن شيفت پرستاران، اشتباهات ديگری رخ دهد و حتی بيمار لطمات شديدی ببيند. در مورد اول، که مطالب توسط پزشک در پرونده بيمار نوشته شده است، معمولاً اشتباهی رخ
نمی دهد و اگر هم اشتباهاتی پيش آيد دقيقاً مشخص خواهد شد که پزشک تشخيص دهنده مقصر است و يا پرستار انجام دهنده. اما در مورد دوم که به صورت شفاهی است معمولاً هيچ کس اشتباه را برعهده نمی گيرد.

نگارش و مکتوب نمودن دستورات در پرونده ی معينی را مستند سازی می گويند. اين موضوع در کليه ی موارد، از قبيل خريد، تحويل و تحول، تعمير يک دستگاه، ساختن يک ساختمان و به طور کلی در بيش تر امور صادق است.

مستند سازی در اداره امور به گونه های مختلف انجام می شود. دليل آن هم مشخص است چرا که مسئله ی سند و مستندات آن، پايه و اساس کار سازمان است. مثلاً تصميماتی که در سازمان به وسيله ی مقامات مختلف گرفته می شود، عوارض گوناگونی را در پی دارد. اين عوارض ممکن است اثرات مالی يا حقوقی داشته باشد و در هر مورد تصميم گيرندگان بايد پاسخ گو باشند. به همين دليل
است که اغلب، امور اداری از طريق نوشته مستند می شود.

در اين جا نمونه هايی از مستند سازی اداری ارائه می گردد.

١- تصميمات اتخاذ شده در جلسات اداری در صورت جلسه منعکس و به صورت مستند در می آيد.

٢ - ميزان پيشرفت کار در طرح های مختلف از طريق نوشتن گزارش مستند می گردد.

٣ - گزارش های مکتوبی است که آسيب ها و نکات ضعف و قوّت را نشان می دهند.

٤ - نتيجه ی داوری و قضاوت به وسيله ی حکم مستند می شود و جهت اجرا ابلاغ می گردد.

٥ - مراتب عزل، نصب، ترفيع و انتقال کارکنان در گونه ای از نوشته ی اداری (احکام) مستند می گردد.